PlayOnTrainers: 16 horas a la semana de gestión, y un plan para devolver 12
Una auditoría de IA temprana para un negocio de dos entrenadores en España. Las cifras son proyecciones de la auditoría, y la página lo dice.
Respuesta rápida: PlayOnTrainers, un negocio de entrenamiento personal en España, perdía unas 16 horas a la semana en agenda y facturas, el equivalente a 1.920 euros al mes de tiempo de los fundadores. Una auditoría de IA temprana, en enero de 2026, planteó devolver unas 12 de esas horas. Las cifras son proyecciones de la auditoría, no resultados medidos.
PlayOnTrainers tiene dos entrenadores, entre 11 y 13 clientes activos y entre 8 y 20 sesiones a la semana. Álvaro lleva la parte de gestión. Fue uno de nuestros primeros proyectos: un formulario de entrada, una entrevista, un informe escrito y una presentación en directo del plan.
El problema
Dos cosas se comían la semana de Álvaro: preparar el calendario de entrenamientos y llevar la contabilidad.
- Cerca del 90 por ciento de la agenda era una negociación por WhatsApp. Cada reserva y cada cancelación eran una cadena de mensajes.
- Las facturas salían de plantillas de Excel y Google, y cada mes alguien subía los PDF a la gestoría a mano.
- Los cobros llegaban en efectivo, Bizum y tarjeta, así que no había un único momento que disparara la factura.
- En total eran unas 16 horas a la semana, o 64 horas al mes.
A 30 euros la hora, el punto medio del rango de 20 a 40 euros acordado con el propietario, son 1.920 euros al mes. Además era un riesgo: si el propietario paraba, se paraban las reservas y la facturación.
Qué encontró la auditoría
- Agenda de autoservicio: los clientes eligen entrenador y hueco en una página de reservas, y cada reserva cae en un único calendario compartido. Tiempo proyectado de vuelta: unas 7 horas a la semana.
- Facturación que funciona sola: un único punto de entrada para todos los tipos de cobro, facturas creadas automáticamente y los PDF enviados a la gestoría de una vez a fin de mes. Tiempo proyectado de vuelta: unas 5 horas a la semana.
- Una ficha de cliente para todos los entrenadores: objetivos, lesiones y notas de sesión en un solo sitio que cualquier entrenador puede abrir.
Los números
| Hoy | Con el plan | |
|---|---|---|
| Horas de gestión a la semana | 16 | 4 |
| Coste mensual de ese tiempo | 1.920 euros | 480 euros |
| Recuperado | 12 horas a la semana, 1.440 euros al mes | |
| Reservas hechas sin WhatsApp | cerca del 10 por ciento | más del 90 por ciento (objetivo) |
Todas las cifras son proyecciones del informe de enero de 2026. Suponen que el plan se construye y se usa como está diseñado.
Lo que dijo el cliente
“Hablar con Ricky nos ha ayudado mucho a encontrar todas las herramientas de inteligencia artificial para poder automatizar el negocio. Estamos muy contentos con su trabajo.”
Cómo se construyeron los números
Las horas salen de las respuestas del propio propietario en el formulario y en la entrevista de la auditoría. Los 30 euros por hora son una estimación del valor del tiempo de los fundadores, no un sueldo: si el trabajo se delega, la cifra en euros baja y las horas se mantienen. Nada del plan se ha mostrado como construido, así que no presentamos ningún resultado.
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