IA para gestorías y asesorías: por dónde empezar

Respuesta rápida: una auditoría de IA para gestorías y asesorías revisa cómo se reclaman y se archivan los documentos de los clientes, cómo se controlan los plazos, cómo se introducen las facturas y cómo se responde a las consultas repetidas. Pone tiempo y coste a cada tarea y ordena lo que la IA puede asumir, con un profesional que revisa siempre el resultado.

Una gestoría vive de plazos, documentos y confianza. Cada cliente manda los papeles tarde y por el canal que le viene bien, y el equipo pasa horas reclamando, ordenando y tecleando antes de poder hacer el trabajo que exige criterio. Esta página explica dónde se esconde ese trabajo repetido y qué mira primero una auditoría.

Las cifras de esta página son inventadas para explicar la idea y están marcadas como tales. Una auditoría mide las tuyas.

Dónde se esconde el trabajo repetido

En la mayoría de las gestorías y asesorías el trabajo repetido se concentra en la documentación y en el contacto con el cliente. Estos son los cinco sitios donde miramos primero.

• Reclamar documentos. Cada mes se persigue a los clientes para que envíen facturas, extractos y justificantes.
• Introducir datos a mano. Las facturas llegan en foto, PDF o papel y alguien las teclea en el programa de contabilidad.
• Controlar plazos. Los vencimientos fiscales viven en calendarios y hojas de cálculo distintos.
• Consultas que se repiten. Los clientes preguntan una y otra vez por plazos, documentación y estado de sus trámites.
• Informes y resúmenes. Preparar para cada cliente el mismo resumen mensual, con otros números.

Cinco automatizaciones que una auditoría podría encontrar

Son ejemplos del tipo de mejora que puede encontrar una auditoría. Las tuyas dependerán de cómo trabaje tu gestoría.

• Reclamación de documentos programada. Cada cliente recibe un aviso con lo que falta, redactado para que tu equipo lo revise.
• Lectura de facturas. Los datos de proveedor, fecha, importe e impuestos se extraen y se vuelcan en el programa, y una persona revisa los casos dudosos.
• Calendario de plazos por cliente. Un aviso interno con lo que vence y con qué documentos se cuenta.
• Respuestas redactadas a consultas habituales. Un borrador a partir de tus propias respuestas anteriores, listo para revisar.
• Resumen mensual por cliente. Un borrador del informe con los números ya calculados, para que el profesional lo comente.

Qué se queda en manos de tu equipo

La IA propone y un profesional aprueba. El criterio fiscal y contable, la interpretación de una norma y el consejo a un cliente son decisiones de tu equipo, no de un sistema automático. Nada que tenga consecuencias fiscales debe salir sin que lo revise una persona.

Muchas de las mejores mejoras son internas: reclamar documentos, ordenarlos y volcar datos. Ahorran horas sin poner delante de un cliente un mensaje sin revisar.

Los datos van en segundo lugar. Una gestoría trata datos económicos y personales de sus clientes, así que antes de mirar nada real acordamos por escrito a qué podemos acceder y cómo se tratan, y la auditoría puede empezar con documentos de ejemplo.

Una semana de ejemplo

Esta tabla muestra cómo una auditoría pone número a cada tarea. Las cifras son inventadas para ilustrar la idea.

Qué mira una auditoría y qué recibes

• Hallazgos: lo que hace tu equipo en una semana normal, en lenguaje claro.
• Un mapa de procesos: cómo avanza cada petición desde el primer contacto hasta el cobro.
• Una lista ordenada de mejoras, incluidas las que no merece la pena construir.
• El retorno estimado: horas y dinero por tarea.
• Una hoja de ruta: qué construir primero, qué dejar como está y en qué orden.

La auditoría tiene un precio fijo acordado por escrito antes de empezar. El plan es tuyo y puedes construir con nosotros, con otra empresa o por tu cuenta.

Cómo empezar este mes

No hace falta ninguna herramienta para empezar. Una semana de recuentos sencillos enseña dónde se pierde más tiempo en trabajo que no exige criterio.

• Mide cuántas horas al mes se dedican a reclamar documentos a clientes y cuántos llegan tarde.
• Elige veinte facturas recientes y apunta cuánto tarda teclear cada una y cuántas llevan un error.
• Haz una lista de las diez preguntas que más repiten tus clientes y de las respuestas que ya das.
• Revisa cuántos calendarios distintos se usan para los plazos de cada cliente.

Una auditoría hace esto en toda la gestoría, pone coste a cada tarea y ordena las mejoras para que empieces por la que más devuelve.

Preocupaciones habituales

Un error en una declaración es muy caro. Por eso el criterio fiscal y la revisión final se quedan con tu equipo. Lo que se automatiza es el trabajo previo: reclamar, ordenar y volcar datos, siempre con revisión de los casos dudosos.

Cada cliente es distinto. Los casos especiales exigen tu criterio, pero la mayoría de las tareas de cada mes se repiten casi igual de un cliente a otro. Ahí es donde se ahorra tiempo.

Los clientes no se fiarán de un sistema automático. Los mensajes salen en tu nombre y con tu tono, revisados por tu equipo, y el cliente puede hablar con una persona en cualquier momento.

Después de la auditoría: tus opciones

Cuando el plan está terminado, eliges tú. Puedes construir la primera mejora con nosotros, entregar el plan a otra empresa o construirla por tu cuenta. Una construcción con nosotros se presupuesta por proyecto, y solo si quieres. Si la lista muestra que nada merece la pena automatizarse, el plan lo dice, y también es útil: no gastarás dinero en lo que no toca.

¿Quieres ver qué encontraría una auditoría en tu negocio? Reserva una llamada gratis de 15 minutos, lee cómo funciona la auditoría de IA o empieza por la guía para implementar IA en tu pyme. También te pueden servir los ejemplos de IA en pymes y cómo decidir qué automatizar primero.

Preguntas frecuentes